3個冠軍技巧：打造立即見效的商業流程

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小型事業的經營者通常會把「設立流程和架構」放在待辦清單的最後；而大部分人也一致認為建立流程是大規模企業才需要做的事情。

令大多數創業者和事業經營者感到最頭痛的其中一件事情就是 - 永遠不夠時間處理事業中等著他們完成的所有事情，感覺自己的注意力和時間總是不斷被各種事情打散。每一天豪無止盡的工作事項，導致他們無時無刻都處於 “求生狀態”，一直沒有足夠的時間和精神去處理那些真正重要，且能促使事業成長、為其帶來影響力的關鍵事項。

一旦設立完整的流程，妳就會知道該把哪些日常事務自動化或者委派出去。這能幫助妳更快速地與客戶及團隊溝通、更有效地將妳的產品／服務交到客戶手中，同時也讓妳取回更多時間專注在能實際為事業創造成效的重要事情上。

人們在建立流程時，最常落入的陷阱就是 - 他們從零開始紀錄工作流程，再接著設計各種範本與模板。他們用文字檔一一列出自己的例常事務，而這個動作通常會耗費他們巨量的時間。經過幾週甚至幾個月，總算列出所有工作事項，結果這份清單變成一份超級多頁、根本沒人想去打開第二次的文件檔案；或者另一個更糟的情況是，等到完成紀錄資料，他們的工作流程已再次改變了。

想避免掉入這個陷阱，學會用更少的時間建立實際有效的商業流程，試試以下 3 個簡單技巧：

技巧 1

將妳與團隊成員、合作夥伴或承包商進行的任何線上或實體活動內容全部做存擋，包括培訓課程或知識分享的會議等。將來妳便能將錄製好的影片，直接發送給需要接受培訓的人；藉此省下妳每次需要重新進行教學的時間。

技巧 2

將妳一天、以及一整週下來，在電腦工作的畫面全程錄下來。當中妳發現自己不斷重複進行的那些動作，很可能就是該被委派出去的工作事項。針對這些事項，與其用文字寫下它們的執行步驟與細節，直接錄下螢幕的畫面，並且也可選擇是否需要搭配錄音說明。跟文字檔比起來，以教學影片的方式紀錄妳的每日工作事項會更省時，而對於學習的人也更容易理解。

技巧 3

觀察並記錄妳經常寄給潛在與現有客戶的回覆，依此開始建立妳的 “email＋訊息資料庫”。將妳回應客戶的這些 email 和訊息複製並貼上至一份文件檔案，並按照它們的使用率、回覆流程、以及主題將它們做分類和排序。將這份資料存在電腦上很容易就能找到的位置，然後與妳的團隊夥伴分享這些回覆範本。像這樣授權給妳的助理、行銷團隊或客戶服務團隊，讓他們接管回覆訊息的職務，不但替妳省下許多時間，同時也不會影響妳在業務溝通上的專業度和品質。未來隨著妳收到更多常見問題與諮詢，請持續新增妳的 “email＋訊息資料庫”。

採用以上技巧輕易建立起妳的商業流程，幫助妳取回更多時間，好好專注在那些能真正推動事業前進的重要事務上！

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