時間總是不夠用？這六個聰明時間管理技巧，瞬間增強你的工作生產力
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在步調快速的現代生活中，時間就是最珍貴的資源之一，然而人們也常常被時間「綁架」。
這些情境讓你感到熟悉嗎？每天早上鬧鐘響起時，第一個念頭是接下來整天的時間都不夠用？一天下來，常常陷入匆忙又繁重的工作節奏，直到最後一刻都還在追趕，偏偏一天結束時，手邊還有一大堆事還沒處理？
而大部分的人在時間不夠用的時候，往往會採取一個看似合理的方式：延長工時。你可能也曾透過增加工作時數來彌補那些做不完的工作。不過，請你仔細想想，靠加班來解決問題真的聰明嗎？
其實大家都忽略了一個重要的事實，單純加班並不等於讓工作更有效率，而且可能讓自己身心更疲憊、效率變差，結果造成工作成效降低，反而本末倒置。所以，加班絕對不是聰明的工作方式，也不可能持續。特別是對於創業的人來說，如果光是不斷地用加班來完成手邊所有工作，最終可能會讓創業者的身心跟事業都陷入惡性循環。
那麼，到底該如何在不增加工作時數、不筋疲力竭的情況下，獲得更多工作成效呢？答案就在於能幫你提高工作效能「時間管理系統」。
大家都想學聰明的管理時間方法，不過先讓我們來談談一些普遍存在的「效率」大迷思！
打破效率大迷思
現在很多人都在討論「提高效率」的技巧，不過，我們卻認為效率被過度重視了。因為效率指的是做事情的速度，所以提高做事效率注重的是完成事情的「速度」。然而，我們做事希望達到的「效益」和「結果」應該更為重要，效益反而更關係到我們是否朝著正確的方向前進，以及有沒有獲得預期的成效與結果。
讓我們用做菜來當例子。當你只注重效率時，你的目標就會是找出能讓你在最短的時間完成切菜、備料，烹飪等任務的方法，有可能是用最快的切菜技巧把所有食材成批準備好，或是同時運用烤箱、電鍋等工具同時烹飪五道菜。
不過，當你重視的是產出最高的成效，你的最終目標可能是用最有效的方式做出最好吃的五道菜，那花最短時間變出五道菜就不會是你的目的。更何況，五道菜分別需要的溫度或等候時間大概也不一樣，甚至食材的切法和大小也會影響最後的口感，所以成批切菜的方式可能也不那麼合適。
這也是為什麼我們認為需要優先考慮工作「成效」，而不單單只看「效率」，畢竟大多數的人注重的是工作的效果和影響力。而且如果只看效率而不看成效，可能也表示你的職責或事業很容易作，取代性也高。
當你開始專注在提高工作的成效，你就可以按照影響成效的關鍵事項進行優先排序，把時間放在那些真正重要的任務，以便獲得更多期待的成果。不過，這就點出了另一個問題：該怎麼為重要的事挪出更多時間呢？
現在，讓我們分享一些能幫助你瞬間提高工作成效的超強時間管理妙招！
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六個時間管理技巧提升生產力和工作成效
1. 別把精華時段花在查看訊息或電子郵件上
這個看似微小的行為實際上對你的工作能力和表現有很大的影響。當你一天開始的時候就處理各種訊息和電子郵件時，你的大腦就會進入「被動反應模式」。你會發現自己的思緒被他人的需求所佔據，不斷思考如何回應、處理各種別人的要求。
反過來，如果你避開一大早*就查看訊息和郵件，你的大腦會處於更清晰和主動的狀態，心也比較平靜，並且有更多的空間進行深度思考，集中注意力和創意在處理比回覆訊息更重要的事情。別讓他人的需求使你分心或干擾你的節奏。盡量確保在新的一天開始時，你的大腦就處在最佳狀態，以更有效地處理手邊的工作。
*備註：對某些人來說，有可能精華時段不在早上，等等第5點會說明。
2. 安排專門回覆訊息的時間
雖然科技的發展使溝通變得更輕鬆和快速，但同時也讓訊息和電子郵件成為現代人最主要的干擾源。許多人習慣立即回覆每一封電子郵件和訊息，這不僅占用了寶貴的時間，還讓人難以保持專注和進行深度思考。
如果你想有效地擺脫這些嚴重的干擾，建議每天設定一個特定的時間段，專門用來處理所有需要回覆的電子郵件和訊息，而不是整天都處於待命狀態。這種分批處理的方式可以幫助你釋放更多時間和注意力，以應對更重要、需要更多思考的工作。
3. 利用時間段/時間區塊有效深度工作
這個方法來自於卡爾·紐波特（Cal Newport）寫的《深度工作力》（Deep Work），作者提倡深度工作有助於更專注地處理一項任務，因此能夠更容易達到高品質的工作成果，更有創意、甚至更快速地完成工作。
你可以運用時間段/時間區塊的技巧達到深度工作。設定 90/15 的循環行程：將一天分成多個90分鐘的時間區塊，每個時段之間休息15分鐘。在這90分鐘的工作時間內，專注處理某個特定任務或主題。這個做法能讓你進入深度工作，更有效地完成工作事項。
當90分鐘的工作時段結束後，記得稍作休息，例如用15分鐘進行一些簡單的伸展運動或散步，不只能提高休息效果，也可以幫助思緒恢復清晰，準備再次進入下一階段的高效工作。
這個技巧能讓你發揮更好的工作力，同時確保你的大腦處於無干擾的最佳狀態。
4. 主動移除干擾，提高專注力
希望工作更有成效，除了前面提到的「時間區塊」技巧，你還可以更主動地排除那些會干擾你深度工作、使你分散注意力的事物。
例如，將手機調成靜音或放在遠處，以避免自己不由自主地開始滑手機；或者限制只能打開特定的網頁，避免瀏覽與工作無關的內容。同時，在行事曆上標示出那些安排深度工作的時段，以確保排除其他會議或不重要的事項。
另外，如果你也想建立良好的工作習慣，我強烈推薦閱讀《原子習慣》（Atomic Habits by James Clear）。這本書提供了打造和養成好習慣的實用步驟和建議，幫你更有效的分配時間，並且設計規劃你的理想日常生活行程。
5. 掌握你個人的工作節奏，提高生產力
一旦你了解自己的工作節奏，就可以依照適合的節奏替自己安排工作，輕鬆不費力地提高工作成效和生產力。以下分享Carey Nieuwhof在《At Your Best》一書中提到的實用方法。
首先，將你一天的精力和工作力劃分為「綠區」、「黃區」和「紅區」三個時段：
綠區：這是你一天中最佳狀態的時候。在這段時間內，你的精力和專注力最高，因此適合處理最重要，同時最需要創造力和深度思考的任務。對某些人來說可能是清晨，對其他人可能是深夜或接近中午。總之，找出你的「精華時段」並用它來處理最關鍵的事項。
黃區：這是你的精力和專注力開始下降的時候。你可以利用在這段時間處理較簡單的事項，或是進行會議或和他人討論。
紅區：這是你的能量、腦力和精力都最低的時段。對大部分人來說通常是傍晚或深夜，但也有人是清晨。避免在這段時間做重要工作，應該去處理那些相較輕鬆的雜務，或乾脆利用這段時間來放鬆。
接著，用這三個不同的區塊來規劃和安排工作，舉例：
綠區（07:00 - 11:00）：完成今天最重要的兩件事
黃區（12:30 - 16:00）：開會、社群經營和回覆電子郵件
紅區（16:00 後）：處理待辦的生活雜務
只要找出最適合自己的工作時程，順著自己的步調，工作起來就會感到更輕鬆！
6. 設立每日「工作主題」，專注處理特定任務
每日設定工作主題可以幫助你避免將一整天的注意力分散在各種不同類型的工作上，這有助於進入深度工作。首先，將你的工作任務歸類，包括行銷、設計、行政工作、會議、未來計劃、產品開發或提交服務成果等等。接下來，將不同的工作主題分配到每個工作日中，例如：
週一：創造內容
週二：設計
週三：內部和外部會議
週四：產品/服務的執行和優化
週五：行政工作和未來計劃
每日專攻一至兩個主題，能夠增加你在深度工作上的效能，同時幫助大腦更專注於某一特定領域，促進更深入的思考，讓你的工作更加高效。
是時候了！別再讓時間掌控你！今天就從以上六個秘訣中選擇一個喜歡的開始嘗試。聰明地管理你的每日工作流程，重新贏回時間的主導權，找到最適合你的工作節奏，讓你充滿自信，更高效，並取得更多成果。
當你不再一大早急著回覆訊息，主動排除干擾，把注意力集中在對你重要的事情上，執行深度工作，你會驚訝地發現工作品質大幅提升；按照你的精力分配工作時段和主題，在工作的時候，你會更有調理，目標也更明確！
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