大揭曉！高效遠距工作者都知道的七大關鍵成功要素
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你有沒有在社群媒體上看過這個畫面？某人看似非常享受你夢想的遠距工作的自由，在舒服的沙發上盤腳工作，或在外國的海灘上一邊喝調酒，一邊用筆電。這類的分享都讓人情不自禁對遠距工作產生憧憬，感覺就是許多人渴望的理想生活！
不過，如果你已經試過遠距工作，大概也已經發現夢想和現實之間存在著巨大的落差。畢竟，遠距工作往往需要維持的高效率和工作動力，反而比到辦公室打卡上班更不容易。
在充斥各種新科技的數位時代，加上疫情影響，遠距工作已經成為不能避免的工作型態和趨勢。根據最新統計，超過一半的公司採用了遠距工作模式（資料來源：Upwork）。許多人也選擇成為自由工作者，以便享受更靈活的生活方式。
雖然有越來越多的人開始遠距工作，但他們同時面臨許多挑戰。不管你現在是在咖啡廳，還是在家穿著居家服進行遠距工作，如果你想讓自己在享受遠距工作自由的同時，還能高效工作的話，這篇文章就要來帶你一探究竟，那些高效遠距工作者們都知曉的七大成功要素。這些秘訣不但可以讓你克服遠距工作的困擾，還能在這個新的工作型態裡表現更有效率、更有成效！
首先，我們來看看遠距工作究竟有哪些優點和缺點。
遠距工作的優點和缺點
遠距工作的優點
省時：省下了通勤的時間，你現在可以把那些浪費在塞車或擁擠捷運上的寶貴時間，拿去做更有意義的事情。而且，你還可以自己選擇工作時間。你是早上效率較佳，還是晚上比較容易集中精神？都由你決定！
彈性的時間：無論是接送孩子上學、照顧寵物，還是處理突如其來的家庭緊急事件，你都有更彈性的時間可以靈活應對。
節省費用：節省許多通勤交通費、工作服治裝費和外食費用。
更多自主權：更自主地選擇適合自己或喜愛的工作方式和環境。有些人發現在自己適合的環境中更容易專注和提高工作效率。
遠距工作的缺點
生活和工作界限模糊：工作經常滲透到生活的每個角落，難以區分工作和休息時間。假日像工作日，工作日又像假日，可能常超時工作，有時難以找到平衡。
社交孤立和焦慮感：有些人因為沒有天天進辦公室，缺乏與人面對面的交流而感到孤獨和焦慮；這對於偏好團隊合作的人來說可能非常挑戰，甚至影響心理健康。
團隊溝通的成效降低：有時線上溝通難以清楚有效，也可能因為團隊成員身處不同國家地區，不好協調協作或會議的時間。越複雜、越多人參與的專案，溝通和工作的成效越有可能受影響。
時間管理挑戰：自由度增加，同時也需要更強的時間管理技能，以避免被生活上的瑣事和環境分心和拖延，減低效率和工作成效。
現在讓我們繼續探索如何克服這些挑戰！以下是你必須要知道的遠距工作高效關鍵元素。
styled by us for Danielle Polini Photography | photo by Comeplum
遠距工作的七大秘訣
1. 建構工作系統，提高生產力
在遠距工作中，建立有效的工作流程至關重要。一旦你擁有完整的工作流程，你將清楚地知道哪些日常事務可以自動化或委託給他人執行。同時，這種方法還有助於更迅速地與客戶和團隊溝通，並使你能夠專注在那些可以為事業帶來實際成果的重要任務上。
三種建立流程的簡單快速方式：
錄製培訓和知識分享：將你和團隊成員或合作夥伴進行的任何線上或實體活動內容全部錄製下來，包括培訓課程或知識分享的會議等。之後，如果有人需要接受培訓，你可以將這些影片直接發送給他們，即可省去重複教學的時間。
錄製工作流程：留意那些你反覆進行的工作步驟，直接錄製你的電腦工作畫面，這些通常是可以委託出去的工作。與其用文字寫下你的工作流程SOP，不妨直接錄製下來。
建立回覆資料庫：觀察並記錄你經常寄給潛在客戶和現有客戶的回覆，並建立一個「email＋訊息資料庫」。將這些回覆按照使用率、回覆流程和主題分類排序。跟團隊夥伴分享這些回覆範本，讓他們可以接管回覆訊息的職務，不只節省你的時間，還可以確保業務溝通的專業度和品質。持續新增常見問題和常給的回覆，讓這個「email＋訊息資料庫」越來越完整。
2. 投資提高遠距工作效率的工具
現在你建立了順暢的工作流程，可以考慮投資一些強大的遠距工作工具了。不管是成功的遠距自由工作者，還是開放遠距工作的大公司，都可以找到合適的效率工具。
遠距工作的核心是彈性和自主性，但這也伴隨著分散的工作流程和溝通。有用的效率工具能促進團隊的合作和溝通，就算分散在各地也能順利工作，如共享文件和專案進度、快速上傳工作內容、即時聯繫，並同心朝向一致的目標繼續前進。效率工具也可以幫你安排會議、設定提醒，確保行程不會混亂無章，也可以更順暢地進行和團隊或客戶的線上溝通。
我們目前喜歡用的工具有：即時聊天機器人Manychat、設計美編APPCanva、輕鬆管理會議行程Appointlet，以及管理客戶資料、追蹤專案和整合市調資料的Airtable。
選擇正確的工具可以大幅地提升你的工作效率，讓你能夠更輕鬆地應對遠距工作的挑戰。
3. 簡化溝通管道，減少干擾源
保持有效的溝通對於遠距工作固然重要，然而，過多的溝通平台和工具反而可能帶來干擾，降低工作效率。這是我們從葛瑞格．麥基昂的好書《少，但是更好 》（Essentialism by Greg McKeown）中學到的重點之一：保持單一溝通管道有助於減少分心，避免一直被訊息打斷工作，增加你的有效深度工作時間。
當你只有一個（最多兩個）主要的溝通平台，可以讓你更有效地管理訊息，避免在不同平台上同時回覆客戶和潛在客戶，而感到難以承受壓力和負擔。同時，你也能透過單一溝通管道簡化團隊內部溝通。使用統一的通訊工具，確保每個人都能方便地索取重要訊息和資源。
你可以透過簡化溝通管道減少干擾，提高遠距工作的效率，同時保持良好的工作和生活平衡，避免自己無時無刻在不同的通訊平台上待命，不斷地應付收到的訊息。
4. 提升線上會議的成效，和團隊有效溝通
在遠距工作中，線上會議往往是保持團隊聯繫和進行深入討論的重要方式。然而，該如何確保這些會議高效且有成果呢？
首先，盡量讓會議的長度保持在30分鐘內，當會議拖過30分鐘就會變得沒有效率。設定明確的時限有助於保持焦點，同時確保每位與會者的參與都有效。
設定會議目標是提升會議成效的必備元素。在會議前，確保你和與會者有明確的目標。你應該清楚知道你希望在會議中和與會者達成什麼共識，並且在會議結束時，快速總結你們達成的結論和成果，以及下一步的行動計劃。
另外，盡可能地在線上會議中開鏡頭露面，因為這會讓人感覺你的參與度。而且，因為可以透過臉部表達情緒，有助於更有效地溝通。此外，這種視覺上的聯繫還可以縮小虛擬空間的距離感，讓你跟溝通的團隊成員或客戶的關係更加緊密。
5. 選擇適合你的遠距工作地點，增加動力
對於遠距工作者來說，工作環境對於提高工作動力非常重要。不同的地點可能會為你提供不同的工作體驗，而這往往取決於個人的喜好和需求。
例如，咖啡店提供充滿活力和靈感的環境，適合處理需要創意的任務。咖啡的香氣、背景音樂和來往不同的臉孔有助於激發創造力；但有些人認為背景吵雜的咖啡店可能會使他們分散注意力。
或者，你可能覺得在家工作有更多的舒適和隱私，有助於深度思考和專注。你可以按照自己的節奏安排工作，不受外部干擾。但對於有些人來說，在家工作可能會感到孤單，或因為太舒適而懶散或容易分心。
共同工作空間 (coworking space) 提供了社交和合作的環境，有助於建立人脈，可以讓你跟其他遠距工作者互動，分享想法，因為被同樣在工作的人圍繞而獲得動力。不過，有些人可能覺得這樣的環境太像在辦公室，反而造成反效果。
所以，依照你的需求和喜好選擇適合的工作環境。多多嘗試不同的地點，找到帶給你最多動力，也讓你最能專注的工作地點。
6. 劃分生活和工作界線，避免工作倦怠
劃分生活和工作的界線對於遠距工作的平衡至關重要。如果你在家工作，一個有效的方法是確保你有區分工作和休息用途的獨立空間。
根據這本我們喜愛的書《原子習慣》（Atomic Habits by James Clear）的觀念，你可以為不同性質的活動打造不同的空間。例如，把臥室專門用來休息，並將餐廳或客廳設定為工作區域。即使你住在套房裡，也可以在同一個空間中設定不同的工作和休息區域，例如，沙發是你的休息區，桌子是工作區。這樣，你能清晰地界定工作和休息之間的界線，減少混淆，同時維持心理健康。當你身處於專屬休息的空間時，你可以更容易地釋放壓力，遠離工作壓力，也有助於提高在工作區域的專注力。
7. 巧妙設計工作環境，提高工作效率
巧妙地設計你的工作環境可以幫助你消除容易引起分心的因素，養成良好的習慣，並提高工作效率。
首先，試著消除干擾，手機通常是現代人最大的分心來源。把手機放在不易取得的地方可以減少分心，提高專注力。同樣，如果在家工作但希望減少看電視的誘惑，可以將遙控器放進抽屜，或讓自己離電視遠一些，讓你更難隨意打開電視。
你還可以考慮改變坐姿，增加活動的機會，例如使用站立式辦公桌。站立工作可以幫助你避免因長時間坐在辦公桌前而對姿勢和身體產生的不良影響，同時通過改變姿勢或進行輕微的站立式運動，提高創造力和思考能力。
通過巧妙地設計你的工作環境，你可以更輕鬆地培養健康的工作習慣，提高工作成效！
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現在你已經瞭解了七個提高遠距工作成效的關鍵要素，是時候開始導入這些工具、資源和技巧，幫助你克服遠距工作的各種挑戰，讓你同時擁有工作的自由和彈性時間，並實現更出色的工作和生活平衡！